Automatisez Google Drive de 5 manières simples [Benefits Included]

Vous souvenez-vous d’avoir parcouru des piles de dossiers de Manille en essayant de trouver un document spécifique ? Si le système de classement n’était pas parfait, il serait impossible de trouver ce que vous cherchiez.

Même si nous avons économisé de l’espace en numérisant notre classeur et en passant à Google Drive, nous avons toujours le même problème d’organisation ; si vous n’avez pas de systèmes en place, des documents importants peuvent être perdus. Rationalisez la gestion de vos fichiers numériques en intégrant Google Drive.

Dans l’article suivant, nous allons voir comment vous pouvez automatiser Google Drive de cinq manières simples, mais avant d’examiner cela, explorons les immenses avantages de l’automatisation de Google Drive.

Avantages de l’automatisation de Google Drive

Google devient rapidement le leader du marché en trouvant de nouvelles façons d’intégrer l’IA dans ses plateformes et ses outils. L’automatisation n’est pas réservée qu’aux usines – elle devient une partie intégrante de presque tous les secteurs, y compris l’automatisation des processus métier (BPA). L’automatisation offre des avantages tels que les suivants :

Qualité améliorée

Le contrôle de la qualité est essentiel et, heureusement, il existe une automatisation pour vous aider. L’automatisation des tâches conventionnelles garantit que le résultat sera toujours identique et de premier ordre. De plus, en réduisant le facteur humain, nous diminuons les erreurs tout en simplifiant la régulation des processus et des tâches.

Productivité accrue

En automatisant les tâches, les entreprises peuvent gagner du temps et rendre leur équipe plus productive. Cela vous permet, à vous et à vos employés, de vous concentrer sur d’autres domaines de la vie, qu’ils soient professionnels ou personnels.

Statistiques visibles et mesurables

Les tâches automatisées vous permettent de suivre sans effort les progrès et les mesures, ce qui est essentiel pour comprendre comment votre entreprise se compare aux autres. En étant capable d’automatiser ce processus, vous vous donnez le temps libre nécessaire pour évaluer ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.

Réduction des besoins en main-d’œuvre

Ces dernières années, l’automatisation est devenue de plus en plus populaire pour aider les personnes venant de l’étranger. Ceci est avantageux car cela augmente non seulement la productivité, mais réduit également le nombre de personnel requis.

Dépenses réduites

En réduisant le temps consacré au travail chargé et en utilisant moins de ressources pour accomplir les tâches, vous constaterez une diminution des dépenses d’exploitation. Cela comprend les dépenses professionnelles, la paie, etc.

Maintenant que nous connaissons les avantages de l’automatisation, examinons les cinq manières différentes d’automatiser Google Drive.

1. Automatisez Gdrive avec Gmail

Pour éviter de tenter sans but d’établir des autorisations via Google sans garantie de succès, utilisez ce flux de travail. Avec lui, vous recevrez une notification par e-mail chaque fois qu’un nouveau fichier Drive est ajouté, ou toute autre personne devant recevoir la notification. Vous pouvez également notifier des équipes ou des individus et personnaliser facilement les fichiers qui génèrent une notification et la fréquence à laquelle ils sont envoyés.

Avec cette méthode, vous n’aurez plus à perdre de temps à rechercher des fichiers perdus ou à parcourir les onglets. Vous pouvez enregistrer les pièces jointes directement dans votre dossier Google Drive en désignant une étiquette ou en transférant la pièce jointe à une adresse e-mail spécifique. Les flux de travail facilitent et simplifient la configuration de cette automatisation.

2. Enregistrer les pièces jointes à partir d’autres endroits

Envoyez des pièces jointes depuis Slack ou vos autres outils de chat préférés directement vers Google Drive pour ne plus jamais avoir à vous soucier de la perte de fichiers dans votre boîte de réception.

Si vous recevez de nombreux formulaires, vous pouvez ajouter des fichiers ou créer des dossiers dans Google Drive pour que tout reste organisé.

L’utilisation d’une application de visioconférence, telle que Zoom, pour les réunions virtuelles vous permet de télécharger automatiquement des enregistrements vidéo sur Google Drive en utilisant un Zap.

Quel que soit l’appareil que vous utilisez, il est facile d’enregistrer et d’accéder aux fichiers à partir d’autres lecteurs, afin que chacun puisse trouver les documents essentiels.

3. Raccourcissez automatiquement les liens Google Drive

Si vous avez besoin de partager un lien Google Drive mais que vous ne voulez pas qu’il soit trop long, ne vous inquiétez pas. Raccourcir l’URL est simple et peut même être fait automatiquement.

Zapier peut automatiser le processus de prise de vos fichiers Google Drive nouvellement ajoutés et de leur envoi vers des raccourcisseurs d’URL, vous n’avez donc pas à le faire manuellement.

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4. Utilisez les soumissions Google Forms pour créer de nouveaux dossiers Drive

En utilisant Google Forms, vous pouvez facilement recueillir des informations auprès des clients, des employés et des personnes simplement curieuses de votre produit ou service. Grâce à la fonctionnalité de flux de travail automatisé, vous pouvez envoyer chaque soumission de formulaire directement à Drive. Vous pouvez choisir de générer des dossiers séparés pour chaque soumission ou de les ajouter à d’autres emplacements existants. Enfin, vous pouvez décider quelles soumissions sont enregistrées et quelles conditions déclencheront ce flux de travail.

5. Envoyer des notifications sur les nouveaux fichiers

Parfois, les notifications peuvent sembler sans importance. Bien qu’avec les bonnes méthodes d’organisation, ils aient le potentiel d’apporter de la productivité.

L’automatisation garantit que les personnes essentielles sont au courant des nouveaux fichiers Google Drive. En utilisant des notifications par e-mail ou des messages de chat d’équipe, vous pouvez tenir votre personnel informé sans augmenter votre propre charge de travail.

Dernières pensées

Zapier est l’outil parfait pour ceux d’entre nous qui ont besoin d’aide pour créer des flux de travail entre divers logiciels d’entreprise. Avec Zapier, il est facile d’automatiser des tâches simples ou complexes afin que vous puissiez vous concentrer sur vos autres objectifs.